Primo modello di magazzino centralizzato nel Piemonte Orientale, il MUSA

Grandi cambiamenti stanno avvenendo nel quadrante Nord Orientale del Piemonte in particolare per l’Asl Novara. A fronte di bisogni in costante aumento e di risorse sempre più limitate del Servizio Sanitario Nazionale è stato pensato come la centralizzazione della Logistica Farmaceutica possa rappresentare una soluzione chiave nell’ottimizzazione della spesa sanitaria e dell’efficienza prestazionale.

La logistica farmaceutica rappresenta un processo complesso e delicato il cui fine ultimo è garantire l’assistenza terapeutica al paziente e i cui compiti possono essere riassunti in: approvvigionamento, conservazione/stoccaggio e distribuzione dei beni da essa gestiti ovvero farmaci, dispositivi medici e beni economali.

Queste tre fasi, che possono sembrare semplici, prevedono una serie di sottofasi quali: l’adesione alle gare, la partecipazione ai capitolati di gara, l’aggiornamento costante dell’anagrafica prodotti, il corretto stoccaggio e manipolazione di beni costosi o potenzialmente pericolosi, l’allestimento delle richieste ed infine la loro consegna puntuale ed ottimizzata.

La responsabilità di dirigere queste fasi è riservata ai Farmacisti della logistica che agiscono in rispetto alle raccomandazioni ministeriali per garantire il corretto percorso del farmaco che parte dal suo acquisto al suo utilizzo.

Nel mese di marzo 2023 è stato avviato il primo progetto di magazzino centralizzato del Piemonte presso il polo logistico di Caltignaga – Musa (Magazzino Unico Sanitario) – per la gestione integrata della logistica sanitaria per le quattro Aziende Sanitarie del Piemonte Nord Orientale che compongono l’area interaziendale di coordinamento AIC3.

L’AIC3 comprende le province di Novara, Verbano Cusio Ossola, Vercelli e Biella. Il modello è stato avviato con l’Asl Novara Capofila del progetto, successivamente è seguito l’ingresso dell’Asl Biella,  dell’Asl Verbano Cusio Ossola e dell’ASL Vercelli e a fine estate è previsto l’ingresso anche dell’Azienda Ospedaliero Universitaria Maggiore della Carità di Novara.

Le Asl aderenti, contano un totale di 900.000 abitanti e ad oggi MUSA ha un’estensione di 7100 m² e gestisce richieste di 7 Presidi ospedalieri, con le relative strutture territoriali: 834 centri di consegna, 2740 prodotti di cui 1723 farmaci, 734 dispositivi medici e 283 beni economali, che al momento sono acquistati e distribuiti solo per la capofila.

In media si contano 5.495 richieste mensili e 52.352 righe di prodotti richiesti mensilmente. Il valore economico della giacenza a magazzino è 13,1mln € di cui 9,4 mln € solo per i farmaci, Farmacista Asl Novara responsabile del progetto MUSA – Il progetto risale al periodo pre-covid per perseguire benefici operativi ed economici nella centralizzazione di farmaci, dispositivi medici e materiale economale, in un unico magazzino gestito da un operatore logistico, aggiudicatario di gara: Plurima.

Il modello è outsourcing (esternalizzazione/terziarizzazione), dove la gestione e la movimentazione dei farmaci viene affidata ad un Operatore logistico, mentre i rapporti con i fornitori di farmaci e materiale sanitario rimangono a carico dell’Azienda Sanitaria Capofila (Asl Novara).

I vantaggi del Magazzino Farmaceutico Centralizzato sono nel potenziare ed omogeneizzare procedure e risultati, semplificare, razionalizzare e rendere meno costose le procedure amministrative uniformando la gestione dei magazzini..

Il MUSA è incardinato nella Struttura Complessa di Farmacia Ospedaliera dell’Ospedale Santissima  Trinità di Borgomanero, diretta dalla dott.ssa Cristina Rossi ed è dotato di uno staff dedicato composto da un Farmacista responsabile: Elisabetta Fortina e da due dirigenti Farmacisti: Alexia Car, Elena Lanzone, unitamente a personale amministrativo di supporto e un dirigente amministrativo: Michela Pepe.

All’Asl Novara spetta il compito di coordinare l’intero processo logistico dal fornitore al reparto assicurando il raggiungimento degli obiettivi: minimizzare le scorte di magazzino e di reparto; ridurre e razionalizzare i costi della logistica; ottimizzare le procedure gestionali di magazzino a livello centrale e di reparto; integrare tutte le attività di logistica sanitaria; ottimizzare tracciabilità e rintracciabilità dei prodotti gestiti; dematerializzare l’intero processo logistico; individuare chiare e definite responsabilità sui processi; ridurre il tempo dedicato alla gestione amministrativa dei processi anche da parte delle singole Aziende Sanitarie.

Una peculiarità del progetto è la presenza di personale Asl, all’interno del magazzino, a stretto contatto con l’operatore logistico, ma con mansioni ben distinte.

Il flusso di richiesta dei prodotti gestiti a magazzino prevede una richiesta ordinaria o urgente del reparto, la successiva validazione da parte della Farmacia Ospedaliera aziendale di rifermento e l’invio della richiesta alla farmacia MUSA, che provvede ad effettuare un ulteriore controllo e approvazione per poi inviare il tutto all’operatore logistico che allestisce il materiale per le strutture richiedenti e la successiva consegna.

Ciascuna Azienda mantiene il proprio Software Informatico Aziendale fino a gennaio 2025 quando verrà introdotto il nuovo gestionale AMCO che unificherà tutte le operazioni logistiche e contabili interne. Le Farmaciste dell’AIC3 hanno armonizzato le anagrafiche dei prodotti delle varie aziende con quella della Capofila; i Provveditori hanno acquisito i codici identificativi di gara (CIG) fondamentali per la gestione del ciclo di vita dei contratti e per l’emissione di ordini a copertura del fabbisogno delle Asl, mentre gli Informatici  hanno lavorato per l’interfacciamento tra il gestionale di magazzino di Plurima e i gestionali delle varie aziende permettendo la definizione dei principali flussi informativi e informatici.

Il magazzino MUSA sovraintende all’emissione degli ordini verso i fornitori e di conseguenza dei relativi cicli di liquidazione, inoltre, coordina le procedure per l’approvvigionamento di farmaci non aggiudicati dalla Società di Committenza Regionale (SCR). Vengono gestiti affidamenti diretti e procedure negoziate ai sensi dell’art.50 Co.1 Dlgs36/2023 nei limiti degli importi previsti dall’accordo di programma.

Gli ordinativi di acquisto ai fornitori in 11 mesi di attività sono stati 6.773 con altrettante fatture liquidate. Il budget annuale che   magazzino MUSA gestisce per l’acquisto di farmaci per le 4 aziende sanitarie ha un valore di circa 70.000.000 di euro.

Come le raccomandazioni ministeriali suggeriscono e il capitolato di gara impone, per mantenere elevati standard di qualità e di sicurezza, sono state predisposte procedure condivise. Poiché le attività di gestione dei materiali, ed in modo particolare del farmaco, deve tendere all’assenza di errori, sono stati individuati 14 KPI (Key performance indicator) di cui sono stati definiti: obiettivo, valore target (valore ottimale per processo) e periodicità (frequenza con cui KPI viene calcolato). I KPI vanno a misurare: il rispetto della puntualità delle consegne (sia ordinarie che urgenti), la domanda reale soddisfatta, l’incidenza del n° di errori nelle consegne, la puntualità della presa in carico della merce nella fase di ricevimento, l’incidenza del materiale non conforme al magazzino e le discrepanze in magazzino di quantità e scadenze.

I direttori delle FO delle ASL, il DEC, il Project Manager di Plurima insieme al Dipartimento di Ingegneria Gestionale e della Produzione – Politecnico di Torino e IRES PIEMONTE (Istituto Ricerche Economico Sociali si riuniscono mensilmente per discuterne insieme gli esiti e propongono i possibili interventi per migliorarne il raggiungimento.

Tra le innovazioni che il progetto prevede è in programma l’introduzione del modello AUTOSTORE: una nuova tecnologia con un sistema di stoccaggio e prelievo automatizzato al fine di favorire efficienza al MUSA in concomitanza all’ingresso dell’ultima azienda. Il sistema altamente modulabile è composto da 10.000 bin, 2 baie dedicate al picking e 1 baia dedicata al refill. Alcuni dei vantaggi di questo sistema sono flessibilità e adattabilità; sfruttamento ottimale dello spazio; miglioramento dell’efficienza del sistema.

In conclusione, la centralizzazione del magazzino farmaceutico si presenta come soluzione migliorativa e ottimizzata della gestione della logistica farmaceutica mirando ad un livello di servizio eccellente. Le performance sono in crescita e si sta raggiungendo la fase a regime del progetto. È stata appena introdotta una nuova tecnologia, un sistema di stoccaggio e prelievo automatizzato al fine di favorire efficienza al MUSA in concomitanza all’ingresso dell’ultima azienda.

Ad oggi possiamo affermare che l’adozione di questo nuovo modello organizzativo si è rivelato portatore di innovazione e benefici sotto svariati punti di vista: l’allineamento delle anagrafiche prodotti, la ridefinizione rapporti con i fornitori, l’automazione dei processi, la rivisitazione delle procedure, la gestione dati mediante software specializzati e tanto altro.

Al farmacista ospedaliero spetta il compito più arduo ovvero orchestrare le attività logistica, collaborando con l’operatore logistico e in concomitanza adeguarsi all’introduzione di nuove apparecchiature, garantendo qualità sicurezza e tempestività del servizio e tenendo a mente che l’obiettivo ultimo e più importante è il bene del paziente.

E’ doveroso un ringraziamento alle Direzioni Generali di AIC3 e agli operatori della Aziende Sanitarie per l’impegno nell’avvio, nella gestione e organizzazione di un magazzino di logistica sanitaria che, oltre a garantire efficientamento delle procedure consente una riorganizzazione del sistema di acquisizione, gestione e distribuzione di beni a favore della rete ospedaliera e territoriale e soprattutto a beneficio del paziente.

Car Alexia(1), Lanzone Elena(1), Fortina Elisabetta(1), Rossi Cristina(2), Vallana Elena(3), Ceria Anna(4), Macagno Sara(5), Rafele Carlo(6)

(1) Dirigente Farmacista SC Farmacia Ospedaliera ASL NO, (2)Direttore SC Farmacia Ospedaliera ASL NO, (3)Res. comunicazione ASL NO, (4) Direttore Amministrativo ASL NO, (5) Ing.  PhD I.R.E.S. Piemonte, (6)Professore DIGP Politecnico Torino